logo

GRFS:

God regnskapsføringsskikk fornyes!

Dagens GRFS i fire deler (0, 1, 2 og 3) har vært med oss i vel 12 år og kun vært revidert ved to anledninger. Regnskapsførers hverdag er stadig i endring, og det er derfor gledelig at man nå virkelig har satt inn støtet på dette regelverket.

Bransjestandardutvalget, bestående av dyktige mennesker fra Økonomiforbundet, NARF og Revisorforeningen, har tilnærmet seg materialet på en ny måte og med et strålende resultat. 56 sider blir til 29 og lovhenvisninger går fra 144 til 125. De 145 obligatoriske kravene faller bort, og selv om de erstattes med bruk av uthevet skrift, er dette forenkling og presisering i beste utførelse. Jeg kan ikke i min villeste fantasi forestille meg at dette høringsutkastet ikke kommer raskt i bruk. Dette med bruk av uthevet skrift for å tydeliggjøre hva som er obligatorisk, er ikke et nytt fenomen, men det fungerer veldig bra i denne sammenhengen. Riktignok vil det kanskje gjøre noe med de standardiserte spørsmålene knyttet til etterlevelse av Risikostyringsforskriften for regnkapsførerselskaper, men det er en helt annen debatt.

I én standard

Den største endringen er i grunnen at alt samles i én standard. På den måten får man en langt bedre og logisk oppbygging, ikke minst besparelser knyttet til henvisninger mellom standarder. Dramaturgien i nye GRFS er som tatt ut fra klassisk actionfilm; her spiller man ut karakterenes utgangspunkt, før man elegant spiller videre på forutsetninger, spilleregler og utstyr. Så skal selve oppdraget utføres, denne gangen i enda flere varianter og med flere forviklinger enn tidligere. Den nye standarden gir en mye tydeligere sammenheng mellom krav på de ulike områdene, og man får langt bedre oversikt over oppdragets oppbygging. Nå må jeg ærlig innrømme at filmen muligens hadde mistet noen terningkast om Bruce Willis måtte ha dratt videre til oppdragsdokumentasjon og kvalitetskontroll etter å ha reddet verden, men så er vel vår hverdag også noe annerledes. Kast inn litt romantikk og forviklinger i filmen, så kjøper vi nok det også.

Spisser formuleringer

Men glem Bruce Willis, her er mye mer spenning i hverdagen. En del av det selvsagte innholdet fjernes, som for eksempel å bruke et avsnitt på å forklare hva «oppdragsgiver» er. Til dem som ennå måtte være i tvil, er oppdragsgiver fortsatt «avtalemotpart som regnskapsførervirksomheten skal utføre oppdrag for»; vi trenger bare ikke GRFS for å avsløre dette. Den nye standarden har langt større fokus på å kutte antall ord og spisse formuleringene fra 2001: «Oppdragsgiver er kjent med krav om å gi arbeidstakere skriftlig oppgave over beregningsmåten for lønn, beregningsgrunnlaget for feriepenger og trekk som foretas (avregningsoppgave/ lønnsspesifikasjon), og at slik oppgave skal formidles til arbeidstakerne ved utbetaling eller straks etter denne.» I ny GRFS har man definitivt vært på trening og ganske enkelt slanket seg til «oppdragsgiver er kjent med lønnsslipp/lønnsavregning, herunder at slik skal gis ved utbetaling av lønn mv. eller straks etter dette.» Et tall­orientert hjerte gleder seg stort over at 39 ord blir til 22. Det enkle er kanskje ofte det beste.

Oppdragsgivers ansvar reduseres ikke

En av de største misforståelsene i ekstern regnskapsføring er at oppdragsgivers ansvar reduseres gjennom bruk av ekstern regnskapsfører. Denne misforståelsen tar bransjestandardutvalget på alvor og går langt i presiseringen av, og ikke minst spisses formuleringene knyttet til oppdragsgivers interne rutiner. Jeg tror ikke alle er like bevisst på hvilke rutiner som faktisk må være til stede for suksessfullt å kunne benytte seg av ekstern regnskapsfører. Samtidig tror jeg heller ikke alle regnskapsførere er seg bevisst sin avgjørende rolle for å bistå oppdragsgiver med å implementere disse rutinene. I praksis tror jeg at mange oppdragsgivere vil ha et avmålt forhold til dette, og resultatet er helt avhengig av ekstern regnskapsførers utførelse, kommunikasjonsevne og dialog.

Næringsbegrepet

Den nye GRFS-standarden gjelder enhver som er autorisert regnskapsfører i henhold til regnskapsførerloven, men er begrenset til virksomhet som «i næring» fører regnskap for andre. Man kan jo da spørre seg om de som leverer regnskapstjenester til kr 400 pr. time i realiteten faller utenfor standarden, men hva vet jeg om tall? La det aldri være tvil om at prisene på ekstern regnskapsførsel må videre opp om man skal rekruttere og opprettholde kompetent arbeidskraft i dagens marked.

Kommunikasjon

Standarden åpner for flere oppdragsområder i fremtiden, samt anbefalinger. Foreløpig handler dette for det meste om at dersom regnskapsfører avgir en uttalelse om utarbeidelsen av årsregnskapet, skal dette skje i henhold til «Anbefaling – Regnskapsførers uttalelse om utarbeidelsen av årsregnskapet». Denne anbefalingen er fortsatt ung og for mange kontroversiell, og jeg har personlig ikke sett mange foreløpig. Debatten i pausene på kurs jeg har holdt om temaet, har servert noen artige meninger om anbefalingen. Derimot har jeg likevel tro på at vi vil se flere uttalelser fra regnskapsfører etter hvert som eksterne parter blir bedre kjent med muligheten, ikke minst formålet med den – kommunikasjon.

Små ord, stor betydning

Innhenting av uttalelse har vært årsak til mye frustrasjon, og for min egen del er denne først og fremst knyttet til at vi ikke mottar den. Vi har uten anmodning rett og slett ikke anledning til å avgi uttalelse, noe som kan være en tålmodighetsprøve når man sitter på sidelinjen og ser at en bransjekollega kommer opp i et uføre. At ikke ny regnskapsfører tar inn over seg at gode oppdrag sjelden sies opp, er i seg selv oppsiktsvekkende. Derfor er det svært gledelig at ny GRFS går fra «bør» til «skal» i forhold til innhenting av uttalelse. Vi gleder oss til å avgi flere uttalelser.

Riktignok er rekkefølgen her noe keitete, uten at jeg har noe bedre forslag. Ny regnskapsfører skal altså gi tilbud som kunden må akseptere før det kan anmodes om uttalelse fra tidligere regnskapsfører. Om sistnevnte ikke akkurat kommer med lovprisende ord, kan det fort bli en vanskelig dialog å gå tilbake til den ny-signerte kunden og fortelle at man likevel ikke ønsker å ta på seg oppdraget. Det avgjørende er selvsagt hvordan man kommuniserer, både i forkant, under og etter et oppdrag. Igjen, kommunikasjon.

Vi ser også en videreføring av ordlyd som heldigvis gir rom for vesentlighetsvurdering og skjønn. Tilstrekkelig kapasitet, tilstrekkelig kompetanse, tilstrekkelig antall autoriserte og løpende vurdere behov gir oss den fleksibiliteten som trengs til å løse våre oppdrag innenfor standardens rammer, uavhengig av oppdragets art og størrelse. Dette er det svært viktig og gledelig at utvalget har bygget videre på i det snart allment tilgjengelige høringsutkastet. Denne adgangen til vesentlighetsvurdering og skjønn gir handlingsrom for de fleste av oss.

Ny teknologihverdag

Den nye standarden tar mål av seg til å gjenspeile dagens teknologihverdag, noe innovatørene blant oss kanskje ikke vil være helt enige i. Jeg savner kanskje ord som «aksesspunkt» og «EHF» i kapittelet knyttet til faktureringsoppdrag. Kanskje skulle vi også sett både «portal» og «skyen» noen steder. Samtidig har jeg derimot full tillit til at nevnte innovatører kaster seg frem i høringsrunden og kan lose standarden gjennom nye og spennende farvann. Mye har skjedd siden 2001, blant annet er det en stund siden jeg tok ordet «viruskontroll» i bruk. Utvalget har heldigvis opplevd det samme som meg, og endret ordlyden til IT-sikkerhet, med eksempler og omtale.

Man ser også stadige endringer i regnskapsmarkedet og det har trolig presset frem et nytt kapittel: «Bytte av programvare». Her skal regnskapsførervirksomheten ivareta krav til oppbevaring, sikring og kontrollspor. Ikke minst elektronisk tilgjengelighet til bokførte opplysninger i 3,5 år etter regnskapsårets slutt. Sistnevnte skal bli spennende både for programvareleverandører og regnskapsførervirksomheter, og jeg tror vi vil se mange herlige lisenskostnader om vi ikke er krystallklare på dette punktet i etablering og avvikling av oppdrag. Den nye standarden vier også et kapittel til oppdragsgivers tilgang til regnskapsførervirksomhetens regnskapssystem. Dette blir mer og mer vanlig, samtidig som regnskapsfører i praksis da må kunne håndtere driftsproblemer knyttet til program- og maskinvare. Morgendagens regnskapsfører er IT-ingeniører med debet og kredit i blodet!

Dokumentasjon

Utvalget gir også sine refleksjoner om ansvarsdelingen der hvor regnskapsfører arbeider i oppdragsgivers programvare, og spesifiserer at regnskapsførervirksomheten er «ikke ansvarlig for eventuelle tillegg, endringer eller slettinger som gjennomføres av oppdragsgiver». Oppdragsgiver vil trolig ikke være like oppdatert på GRFS som regnskapsførere, og det understreker igjen bare betydningen av godt avtaleverk og kommunikasjon mellom partene.Kommunikasjon. Nei, forresten, dokumentasjon.

EN SEKSER: Forfatteren gir ny GRS terningkast 6.

Taushetsplikten

Som et ledd i denne nye teknologihverdagen tilbyr mange av oss helt andre muligheter til samhandling og arbeidsdeling. Det kan være med en rekke personer i oppdragsgivers organisasjon, men kanskje like mye med ulike IT-plattformer, ekstern og intern revisor, men også mot andre regnskapsførere. Mange av oss vil fra tid til annen kun være involvert i rene rådgivnings- og rapporteringsoppdrag. Dette har også utvalget sett, og elegant gitt oss en påminnelse om taushetspliktens ubønnhørlige alvor: «I tilfeller med arbeidsdeling mellom flere regnskapsførere bør det vurderes å be oppdragsgiver om å frita regnskapsførere fra taushetsplikten, slik at regnskapsførere kan innhente informasjon direkte fra hverandre.» I samme kapittel understrekes samtidig viktigheten av kommunikasjon ved at regnskapsfører «bør vurdere å informere mottakere av regnskapsrapportering til offentlige myndigheter om at regnskapsfører kun har bistått med rapporteringen, og ikke har utført løpende bokføring». I praksis er dette kanskje ikke alltid like lett, og vi savner av og til anledning til å påpeke dette – men her er det opp til den enkelte å løse utfordringen.

Altinn – rettighets- og rolleproblematikk

Mange har tilbrakt mye tid i Altinn og fått det meste inn der. Noen ble derfor betenkt over konklusjonen i Norsk RegnskapsStiftelses uttalelse GBS15 om at «oppbevaringskravet for pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning ikke er oppfylt ved rapportering gjennom Altinn», primært fordi man ikke kan garantere for dens tilgjengelighet i oppbevaringsperioden. Frustrasjonen med Altinn har likevel for min del mest vært knyttet til rettighets- og rolleproblematikk, spesielt ved oppgraderinger i Altinn og senest ved fusjon av regnskapsførervirksomheter. For all del, Altinn er et strålende verktøy, men som med det meste i livet har vi forhåpentligvis fortsatt en vei igjen. Utvalget har fanget opp noen interessante grenselinjer i denne sammenhengen, og satt fingeren på den interessante «Utfyller/Innsender»-rollen ved å presisere behov for «altinn-fullmakt» også for dem som bare er «utfyller», selv om regnskapsfører ikke foretar signering/innsending. Merk også standardens presisering at «Regnskapsfører kan etter fullmakt underskrive offentlige oppgaver på vegne av oppdragsgiver. Fullmakten bør i så tilfelle begrense regnskapsførers ansvar til at oppgavene er i overenstemmelse med bokførte opplysninger». Som kjent er Altinns variant «Jeg forsikrer at skjemaet inneholder så fullstendige og riktige opplysninger som jeg kan gi», noe som kan gi en viss diskusjon ved mislighold – som igjen understreker viktigheten av dette punktet.

Konkludent adferd

Det er en stor glede for alle som lar seg fascinere av jus-språkets muligheter at det nydelige uttrykket «konkludent adferd» videreføres i ny GRFS, fortsatt forklart med rettslig bindende adferd. Benevnelsen kommer inn i kapittelet om oppdragsavtalens underskrifter. Den nye standarden endrer ikke så mye på dette punktet alene, men går langt lenger i beskrivelse av endringer i avtaleperioden. Her er det nok mange som vil måtte gå en ny runde i avtaleverket, kanskje burde vi gjort det for lenge siden. «Oppdragsavtalen er et levende dokument» brukes for å understreke det faktum at avtaleverket må holdes à jour. Man har også eksemplifisert at bytte av oppdragsansvarlig regnskapsfører er en mindre endring. En slik mindre endring vil eksempelvis ikke kreve ny oppdragsavtale, men må redegjøres for i brev eller e-post til oppdragsgiver. Dokumentasjon av endringen oppbevares sammen med oppdragsavtalen, som en del av oppdragsdokumentasjonen.

Return to sender

De som kun har notert seg i margen hver gang noe er forsinket, vil oppleve at muligheten til dette forsvinner i ny GRFS. Regnskapsførervirksomheten skal føre oversikt over mottak og utlevering av oppdragsgivers regnskapsmateriale. Ved løpende mottak av regnskapsmateriale skal oversikten minst angi de tidspunktene hvor fullstendig regnskapsmateriale for regnskapsperioden er mottatt. Men ikke glem Elvis som sang om at dersom oppdragsgivers regnskapsmateriale ikke er ordnet ved mottak, skal regnskapsmateriale returneres til og ordnes av oppdragsgiver. Eller ordnes av regnskapsfører for en neve dollar. Og apropos dollar, ekstern informasjon er i ny GRFS eksemplifisert, og det er for meg en stor gåte hvorfor ikke regnskapsfører henter inn saldobekreftelse fra leverandører, kunder, etc. Her deler regnskapsførere ut fakturerbare arbeidsoppgaver på løpende bånd – noe den nye standarden forhåpentligvis vil bevisstgjøre hos mange.

Tips til god læringseffekt!

Kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeidere presiseres ytterligere ved at man setter praktisk gjennomførbare krav til kontroll på oppdragsnivå. Der hvor gammel GRFS krever at fullmakter er skriftlig dokumentert, krever ny GRFS det samme, men med det naturlige tillegget «dokumentert og á jour». Samtidig tar man også inn enda en påminnelse om at man må gjøre en vurdering av om oppdragsgivers interne rutiner er gjennomført.

Utvalget spisser også formuleringene knyttet til kvalitetskontroll på medarbeideres oppdragsutførelse. Her tror jeg mange etter hvert har fått etablert gode rutiner. Men noe av det viktigste vi har gjort i denne sammenhengen, er ikke nevnt i verken ny eller gammel GRFS: la de ­uautoriserte medarbeiderne kontrollere de autoriserte. Da blir det virkelig gøy på jobb, og læringseffekten meget god!

Noen har kanskje fulgt mine gjentatte anbefalinger i kurs-sammenheng om å bruke tid minst én gang i året på lese gjennom regnskapsfører-regelverket, bare for å oppdage at rødvinsflasken går tom lenge før man kommer til GRFS 2. Men frykt ikke, den nye standarden kommer snarlig på høring, og vil få en ikrafttredelse for oppdrag som utføres 1. januar 2015 eller senere. Man oppfordrer til tidligere anvendelse og det er ingen grunn til å vente – dette ser lovende ut. Terningkast 6.

TIPS! Kanskje de uautoriserte medarbeiderne bør kontrollere de autoriserte?