logo

Nye regler for sikring av internasjonal vareførsel

EU innfører fra 1. juli 2009 en sertifiseringsordning for bedrifter involvert i grenseoverskridende varehandel. Ordningen benevnes som Autorized Economic Operator (AEO). Fra samme tidspunkt innføres krav om forhåndsvarsling av alle varer som skal sendes til eller fra EU.

Norske bedrifter slipper trolig plikt til forhåndsvarsling mot EU, forutsatt at Norge fra samme tidspunkt innfører AEO med tilsvarende krav som i EU, samt stiller tilsvarende krav om forhåndsvarsling av varer til/fra Norge og andre land enn de i EU. Norske myndigheter er nå i full gang med å utarbeide en AEO-ordning i Norge.

Formålet med AEO er å avbalansere hensynet til behovet for økt kontroll med vareførsel over landegrensene med hensynet til behovet for effektiv vareflyt. Tollvesenet ønsker å ha bedre kontroll over aktører i vareflytkjeden, og dermed kunne allokere ressurser vekk fra demonstrerte trygge aktører og over på forsendelser fra mer risikable aktører.

Lignende ordninger finnes eller er under etablering i alle verdensdeler. Selskaper som inngår i internasjonal konsernstruktur må sertifiseres etter reglene i det land der de er etablert. Myndigheter i ulike land forhandler om gjensidig anerkjennelse av hverandres sertifiseringsordninger, slik at for eksempel en bedrift sertifisert i Kina skal kunne nyte godt av egen sertifiseringsstatus når det opererer i EU på lik linje med bedrifter sertifisert i EU.

For å kunne oppnå AEO-status må selskapet kunne dokumentere gode rutiner knyttet til ulike sider av selskapets virksomhet og prosesser, bl.a. skatte- og avgiftshåndteringen, internkontrollrutiner, IT-sikkerhet, finansiell situasjon og sikkerhet knyttet til lagerhold, transportmidler og personalet. En bedrift med AEO-status kan forvente å nyte godt av en rekke fordeler, bl.a. hurtigere grensepasseringer, færre kontroller, mindre rapporteringsbyrder i forhold til forhåndsvarsling, samt å kunne vise til AEO som kvalitetsstempel i markedet. Flere betydelige aktører i EU stiller allerede i dag krav om AEO-status for sine underleverandører. Dette må forventes å være en økende trend. Det å ikke ha AEO-status kan derfor innebære en konkurranseulempe i et globalt marked.

Bakgrunn og fremdrift av regelverk

Internasjonal varehandel er en av hoveddriverne for økonomisk vekst. Handelen er imidlertid sårbar mot terrorisme og svindel. Som et svar på disse utfordringene har tollmyndigheter over hele verden introdusert en ny risikobasert fremgangsmåte for tollbehandling og -kontroll i mange land. Fremgangsmåten er basert på det såkalte «WCO SAFE - Framework of Standards» som ble utarbeidet av Verdens tollunion (WCO) i 2007.

Basert på SAFE-rammeverket har EU implementert sertifiseringsprogrammet Authorized Economic Operator (AEO), en sertifiseringsordning for bedrifter involvert i grenseoverskridende handel. Allerede fra 1. januar 2008 begynte land i EU å motta søknader, og flere hundre selskaper har allerede oppnådd AEO-status. Det foreligger derimot ingen praktiske fordeler før AEO-ordningen innføres 1. juli 2009 over hele EU og Norge. Målsetningen med sertifiseringen er å prioritere kontrollvirksomheten mot de selskapene som utgjør en større sannsynlig samfunnstrussel enn de selskapene som har kontroll over egen virksomhet og plettfri vandel.

Dette kan illustreres ved et kontrollnivå på 5 % av alle forsendelser. Fra 5 % av samtlige forsendelser vil Tollvesenet bli i stand til å kontrollere 20 % av alle forsendelser fra ikke-sertifiserte bedrifter uten økt ressursbruk. De AEO-sertifiserte selskapene, som står for 80 % av de grenseoverskridende forsendelsene, vil bli mindre kontrollert og antatt som trygge samarbeidspartnere.

AEO er bare ett av flere tiltak EU innfører for sikring av internasjonal vareførsel. Fra 1. juli 2009 innfører EU også en ordning med forhåndsvarsling av grenseoverskridende handel mellom EU og andre land. Forhåndsvarsling skal gjøre tollmyndighetene bedre i stand til å forberede kontrolltiltak. Forhåndsvarsling innebærer en relativt omfattende rapporteringsplikt for alle næringsdrivende, herunder norske bedrifter, som er involvert i varehandel med EU. Norske myndigheter er for tiden i forhandlinger med EU-kommisjonen om dispensasjon for norske bedrifter. Mye tyder på at Norge vil bli gitt dispensasjon fra forhåndsvarslingskravet overfor EU, forutsatt at Norge har på plass en AEO-ordning i tråd med de krav som EU stiller i sin egen AEO-ordning, samt at Norge opptrer som et «EU-land» i forhold til forhåndsvarslingsordningen. Dette betyr at Norge må implementere forhåndsvarslingsregler knyttet til vareforsendelser mellom Norge og andre land enn EU. I tillegg til forhåndsvarsling vil EU også etablere felles standard for risikovurderinger i forbindelse med varesendinger til/fra EU. For å kunne risikovurdere de enkelte aktører, er EU i ferd med å etablere en omfattende database over selskaper der tollvesenet blant annet vil kunne avdekke hvem som har AEO-status.

Det er på det rene at Norge også skal innføre en sertifiseringsordning. Per i dag foreligger det imidlertid ikke noe norsk regelverk på dette området. Heller ikke er det i skrivende stund fremlagt noe utkast til regelverk eller retningslinjer. Blant annet på bakgrunn av det sterke behovet for å få dispensasjon fra forhåndsvarslingskravet er det sannsynlig at Norge vil introdusere en AEO-ordning tilnærmet lik de krav og retningslinjer som er satt til ordningen i EU og at ordningen også i Norge vil tre i kraft 1. juli 2009.

Nærmere om forhåndsvarsling av vareforsendelser

Dersom norske myndigheter ikke oppnår enighet med EU om dispensasjon for norske bedrifter fra reglene om forhåndsvarsling i EU, må norske bedrifter som er involvert i vareførsel til eller fra EU fra 1. juli 2009 forholde seg til disse reglene. EUs krav om forhåndsvarsling innebærer at vareførsel mellom EU og tredjeland må varsles en gitt tid i forveien. Et forhåndsvarsel er en standardisert melding som sendes elektronisk til utpasserings-/innpasseringstollstedet innenfor de gitte tidsfristene. Det oppgis flere opplysninger ved forhåndsvarsling enn ved ordinær deklarering av varer. Av opplysninger som skal oppgis kan nevnes varslingspart, transportør, dato og tidspunkt for ankomst til første innpasseringssted til tollområdet, samt UN farlig gods-kode. Ved omruting av forsendelser mens forsendelsen er underveis, må ny forhåndsmelding sendes. Forhåndsvarsling muliggjør at tollvesenet kan foreta risikovurdering før varene ankommer/forlater landet.

Følgende tidsfrister gjelder for forhåndsvarsling mellom EU og tredjeland:

Transportmetode

Tidsfrist

Fly (under 4 timer)

Før take-off

Fly (over 4 timer)

4 timer før ankomstflyplass

Biltransport

1 time før grensepassering

Skip (bulklast)

4 timer før ankomsthavn (enkelte unntak med frist på 2 timer)

Skip (containerlast)

24 timer før innlasting

Jernbane

2 timer før ankomst tollsted

Dersom norske myndigheter oppnår enighet med EU om dispensasjon, noe som er sannsynlig, må norske bedrifter forholde seg til regler om forhåndsvarsling ved forsendelser av varer mellom Norge og andre land enn de i EU. Hvordan varslingene rent konkret og teknisk skal gjøres, er en del av temaet under de pågående forhandlinger og er derfor ennå ikke avklart. Men det er all grunn til å anta at det vil være de samme tidsfrister.

Internasjonale trender

Det er en økende tendens til at store globale leverandører stiller strengere krav til sine underleverandører. Omdømme, egen sikkerhet og krav til effektiv logistikkflyt er bakgrunn for at store leverandører krever at deres underleverandører blir AEO-sertifisert, noe vi allerede nå begynner å se at de store internasjonale leverandørene forventer av sine underleverandører.

Myndigheter i ulike land jobber for gjensidig anerkjennelse av hverandres sertifiseringsprogram for å sikre vareflyten globalt. Trolig vil dette medføre at en del lands sikkerhetssystemer vil bli oppgradert i tråd med de krav som gjelder for AEO i EU. For eksempel er det sannsynlig at USA etter hvert vil oppgradere sitt sikkerhetssystem, C-TPAT, som knytter seg til kun import av varer til USA, til også å omfatte eksport fra USA.

Hvorfor skaffe seg AEO-status?

En AEO-status vil gi mange fordeler, både på kort og lang sikt, samt av mer direkte og indirekte karakter. Da ordningen ikke er innført i Norge ennå, er det fortsatt noe usikkerhet rundt hvilke fordeler som vil komme. Av aktuelle fordeler kan nevnes:

  • Færre kontroller ved lavere risikoscore ved Tollvesenets risikovurdering

  • Prioritetsbehandling ved kontroll. Det må antas at varer knyttet til AEO-sertifiserte aktører normalt vil bli prioritert ved kontroll, fremfor varer fra andre bedrifter

  • Valg av kontrollsted. AEO-bedrifter vil ha innflytelse over hvor en eventuell kontroll skal foregå, ut fra hva som er gunstigst for bedriften

  • Godt kvalitetsstempel i markedet, noe som vil være en styrke i forhold til markedsføringen

  • Konkurransedyktighet. Det må forventes at globale aktører i økende grad vil stille krav om AEO-status til de aktører som skal få oppdrag innen verdikjeden. Ernst & Young har registrert mange tilfeller allerede der store internasjonale selskaper krever dette av sine handelspartnere. Bl.a. har de tyske konsernene BWV og Siemens oppstilt krav om AEO-status på sine underleverandører

  • «Grønn» tollpassering mellom land hvor myndighetene har anerkjent hverandres sertifiseringsordninger

  • Reduserte mengder data å rapportere ved forhåndsvarsling

  • God praksis på sikkerhetsrutiner og logistikkhåndtering

  • Revisjonsspor som kobler kommersiell drift til toll og logistikkinformasjon som sikrer internkontroll og sikker drift

  • Muliggjør en god gjennomgang av selskapet som kan identifisere muligheter for besparelser og fjerning av risiko på skatte- og avgiftsområdet

  • Muliggjør en optimalisering av internkontroll og risikostyring, noe som blir satt stadig strengere krav til av myndigheter, investorer og handelspartnere. En sertifisering krever definerte prosesser innen logistikkføring, regnskap, samt skatte- og avgiftshåndtering

  • Ledende praksis. Bedrifter opererer med stadig større kompleksitet, og trenger ledende praksis for å effektivisere regelverksetterlevelsen og dermed redusere kostnadene knyttet til dette

  • Posisjonert for fremtidige ordninger og fordeler. Det er sannsynlig at tollvesenet på sikt vil introdusere nye ordninger og fordeler for bedrifter med AEO-status, blant annet mulighet til å sende inn tolldeklarasjoner periodevis - for eksempel kun én importdeklarasjon i måneden, selv om selskapet importerer/eksporterer varer mange ganger om dagen/i uken. Periodevis deklarering vil kunne innebære betydelige besparelser for selskapet

Områder der bedriften må fremlegge dokumentasjon

Kontrollområdene og dermed de områder som bedriften må kunne fremlegge dokumentasjon i forhold til, vil først og fremst være disse:

Foretaksinformasjon

  • Forretningsstørrelse/volum

  • Tollstatistikk

Vandel

  • Skatte-, toll- og avgiftsmessig relatert vandel (og mot andre myndighetsorganer)

  • Annen vandelsinformasjon

Regnskaps- og logistikksystem

  • Revisjonsspor

  • Regnskapssystem

  • Internkontrollsystem

  • Vareflyt

  • Tollrutiner

  • Sikkerhetskopiering og arkivrutiner

  • IT-sikkerhet

  • Dokumentsikkerhet

Finansiell soliditet

  • Generell soliditet

Fysisk sikkerhet

  • Adgangskontroll

  • Transportenheter

  • Logistikkprosesser

  • Korrekt behandling av gods

  • Godsmottak

  • Lagring av gods

  • Godsproduksjon

  • Godslasting

  • Sikkerhetskrav mellom partnere

  • Personalsikkerhet

  • Eksterne tjenester

De samme kravene gjelder for både store, mellomstore og små bedrifter. Tiltakene som må settes inn for å sikre etterlevelse av kravene, vil imidlertid ikke være like omfattende for mindre bedrifter. Bedrifter som har en annen type sertifisering på deler av sine prosesser, for eksempel visse typer ISO-sertifisering, vil etter all sannsynlighet kunne fremlegge slik dokumentasjon på de aktuelle områder, uten å måtte etablere ny dokumentasjon i forhold til AEO-sertifiseringen.

Hvordan oppnå AEO-status?

Et AEO-sertifikat utstedes for hver legale enhet og ikke på konsernnivå. Selskaper der like prosesser og systemer er implementert over flere enheter, kan imidlertid søke på gruppenivå for utfyllelse av dokumentasjon/egenvurdering, men må levere separate søknadsskjemaer pr. legale enhet.

Norske selskaper som ønsker å søke om AEO-status, må sende søknad til norske tollmyndigheter og etter de norske retningslinjene, uansett om de også driver varehandel i EU eller på andre kontinenter. Dette gjelder uansett om selskapet har eget forretningssted i EU ved en filial. Tilsvarende må EU-etablerte selskaper autoriseres i EU, selv om de også driver næringsvirksomhet i Norge eller i andre tredjeland. I og med at de norske kravene for AEO-status trolig blir svært like de som gjelder i EU, er det imidlertid sannsynlig at myndighetene i Norge og EU vil forhandle seg frem til gjensidig godkjenning av hverandres AEO-autoriserte bedrifter.

Når søknad er sendt, vil risiko knyttet til søkerens virksomhet bli grundig vurdert og det vil bli gjennomført en fysisk kontroll av selskapets sikkerhets- og kontrolltiltak. Avviste søkere må trolig vente tre år før de kan søke på nytt. En slik tre-års regel er svært streng og understreker viktigheten av at bedriftene gjør en grundig jobb med dokumentasjon for at kravene for å få AEO-status er oppfylt før formell søknad sendes tollmyndighetene. Mindre tiltak vil imidlertid sannsynligvis kunne påpekes og utbedres uten avvisning.

Når bør bedrifter som er aktuelle for AEO-status, foreta seg noe?

Det kan være nærliggende for en bedriftsledelse å tenke at det er relativt lenge til 1. juli 2009 og at det derfor er like greit å utsette vurderingen av om og eventuelt når søknad skal sendes. Dette kan være en uheldig strategi. Ved å sikre en sertifisering på et tidlig tidspunkt posisjonerer selskapet seg for de fordelene som en AEO-status gir ved grenseoverskridende handel, både i Norge og i andre land. Det må antas at det vil være mange norske bedrifter som ønsker å bli AEO-bedrifter. En stor søknadsmengde hos Tollvesenet kan bety lang behandlingstid for sene søknader. Det er vanskelig å spå hvilke ressurser Tollvesenet setter inn på søknadsbehandling, men hver søknad vil kreve betydelige ressurser av Tollvesenet. Dersom bedriftsledelsen allerede nå er av den oppfatning at bedriften bør ha AEO-status i Norge eller i EU, er det derfor å anbefale at bedriften snarest mulig påbegynner arbeidet med å forberede og sende søknad. Uansett er det å anbefale at alle aktuelle selskaper og konsern snarest mulig vurderer om AEO-status er ønskelig og eventuelt etablerer en handlingsplan for når og hvordan dette kan oppnås.

Hva er AEO?

En AEO-sertifisering er en frivillig sertifiseringsordning knyttet til en rekke sider av et selskaps virksomhet. Således vil det blant annet stilles krav til:

  • Tilfredsstillende sikkerhetsprosedyrer knyttet til eiendom, transportmidler, personale og IT

  • Tilfredsstillende håndtering av sporbare kommersielle data

  • Tilfredsstillende økonomisk soliditet

  • God vandel i forhold til Tollvesenets regelverk

En AEO-sertifisering indikerer god kvalitet og sikkerhet i selskapets virksomhet overfor tollmyndigheter og handelspartnere.

EU opererer i dag med to typer AEO-sertifiseringer

  • Sertifisering i forhold til sikkerhet og trygghet

  • Sertifisering i forhold til tollvesenets prosedyrer

Norge vil i første omgang kun innføre AEO-sertifisering i forhold til sikkerhet og trygghet.

En AEO-sertifisering er relevant for alle aktører i verdikjeden som på ulike måter er involvert når varer bringes over landegrensene. Dette gjelder blant annet vareprodusent, eksportør, speditør, lagerholder, deklarant, transportør og importør.